仕事が多すぎて終わらない、毎日残業という人がいる一方で、同じ部署で同じような仕事をしていても仕事が終わってさっさと帰る人もいます。
もし、あなたが、「仕事が終わらない」「帰りが遅くなりがち」という悩みを抱えているならば、徹底的に自己分析をしてその原因を探してみてください。
今回は一緒にその原因を考えていただきたいのですが、私が考える一番の問題は仕事に集中できる時間帯が遅い体質であることです。
自己分析をすることによってどうなるか？
次の二つのことが考えられます。
①仕事が終わらない原因が分かり、改善できる。つまり、早く終われるようになる。
②仕事が終わらない原因が分かるが、早く終えることはできない。しかし、ストレスが軽減する。
なぜ仕事が終わらないのか
・取り掛かりが遅い
・仕事に集中できる時間帯が遅い体質である
理由は数限りなくあるでしょうが、まず、上の二つを疑ってみてください。
あくまでも私の感覚ですが、仕事が終わらないと悩んでいる方の半数以上は、どちらかに当てはまると思います。
取り掛かりが遅い
ちょっと面倒な仕事を後回しにするタイプの方です。この場合の解決方法を2つご紹介します。（超簡単です）
全部仕上げてしまおうとせずに、少しだけ手をつける。
後回しにする方に多いのが、込み入った難しいことから目をそらしてしまい、手をつけないというパターンです。
一気に仕上げるのは難しいのですが、少し手をつけることは出来ると思います。
そんなことでは、仕上がるスピードは上がらない！というツッコミが聞こえてきそうですね。でも、違います。
表紙を作る過程では、作成する資料の注意事項などもう頭に入り始めています。つまり、次に何をすべきかということが明確になっているのです。
仕事が遅れがちになる原因のひとつは、取り掛かりが遅いために、期限ギリギリになっても何をすべきかすら分かっていないという状態ににあることです。
しかも仕事は次々にやってきます。期限ギリギリがいくつも積み重なれば、頭はグチャグチャという訳です。
ぜひ、「少し取り掛かる」というコツを掴んでください。
仕事が早い人をペースメーカーにする
これはもっと簡単です。同じような仕事をしてて仕事が早い同僚がいる場合、その人を進み具合をよく見てください。そして、その人のペースに合わせてください。
これも言われれば単純なことなのですが、仕事が終わらない人の多くは、ペースの感覚が鈍い場合が多いのです。ですので、今は焦らなければならないのか、まだじっくり考えていいのかの判断が甘いのです。この感覚を磨くために、ペースメーカーを持っておく事をオススメします。
仕事に集中できる時間帯が遅い体質である
一番問題なのは、この体質です。
単純な言い方をすれば、「夜型」の方です。昼間どことなく集中できなくて、ついつい、仕事を夜に残してしまうようなタイプですね。
なぜ昼間に仕事に集中できないのか
多くの場合、原因は他に気が散るためです。例えば、昼間は当然、職場にだれか居ますのでそれだけでも気が散るのです。話し声や、パソコンを打つ音、さらには他人が視界に入るだけでも気が散ってしまうのです。
また、昼間は社内外から電話が掛かってきたり、メールが来たり、来客があったりと仕事がどんどん舞い込んできます。何か仕事が舞い込んできそうだという感覚があるだけでも気が散っていて集中できていないのです。
この状況に気がついていない方が多いのですが、例えば、みんな帰ってしまって、一人になると、早く帰りたい反面、急に仕事がはかどり出す。また、たまに休日出勤すると、会社に誰もいなくて仕事がはかどるという方は間違いなく、体質的に昼間に集中できないタイプなのです。
昼間に集中できない体質に対策はあるのか
2つ対策をご紹介します。
①昼間にやる仕事とよくやる仕事を分ける。
集中できない昼間は、頭を使う必要がない作業を終わらせるようにするのです。
例えば、商談に使う資料や、数字をまとめなければならない資料は夜にして、昼間は単純作業を中心にやるようにしてみてください。
そんな非効率なことができるか！という指摘をいただきそうですね。
しかし、この体質の方は昼間はほとんど何も手につかず、夜にすべての仕事をこなそうとしてしまう場合も少なくないのです。自分の体質と相談して、割り切った仕事配分を行う事をオススメします。
②毎週休み前の夜をうまく使い、月に1回休日出勤する
この体質の方は仕事が溜まっていく一方です。ですので、毎週の休み前の夜は、徹底的に1週間溜まった仕事を片付けてください。それでも、片付かない仕事が出てきます。その場合は、休みを1日潰して、休日にでも終わらせるようにすることをオススメします。
これも、解決になっていない！と怒られそうですね。
しかし、そういう方に限って、終わっていない仕事が気になって、休みの日も頭の中では残った仕事のことが駆け巡っていたりするのです。それならば休みを減らしてでも、仕事を片付ける方が精神的に楽になりますよね。そういう意味での割り切った作戦と理解しておいてください。
体質を知ることの大切さ
いかがでしょうか。
「仕事が遅い、終わらない」という悩みを抱えている方は、まず、自分の性格や体質を深く理解するようにしてください。
そうすれば、少なくとも、なぜ、こんなに仕事が終わらないのかという悩みは軽くなります。原因が自分の体質であることを、自己分析の結果知っているからです。
そして、その体質に合わせた作戦を立てていってください。自己啓発本には仕事を早くする方法論がいくつも述べられていますが、そもそも、自分の体質に合わないと何の役にも立ちません。
繰り返しますが、まずは自分の体質を深く理解してください。